Как создавать электронную картотеку

Доброго вам утра, дня, вечера, а для кого-то и ночи!

Цель данной статьи – показать на конкретном примере процесс создания информационной структуры электронной картотеки с помощью программы «АрмПарк».

Разработка электронной картотеки проводится по следующей технологии:

Этап 1 Создается описание предметной области. Цель данного этапа - выделить объекты учета и определить их основные реквизиты. В результате разработчик получает наименование картотеки, список объектов учета (потом они станут карточками учета), список реквизитов с указанием необходимости создания справочника, и схему взаимосвязи объектов учета.
Результат - с помощью программы «АрмПарк» создается структура электронной картотеки, состоящая из карточек учета.

Этап 2. Создается набор справочников. Цель данного этапа - создать необходимые для электронной картотеки справочники. Справочники будут использоваться при создании реквизитов карточек учета картотеки.
Результат – с помощью программы «АрмПарк» создается совокупность справочников электронной картотеки.

Этап 3. Создаются карточки учета электронной картотеки. Цель данного этапа - создать реквизиты и форму карточек учета.
Результат – с помощью программы «АрмПарк» создается совокупность реквизитов и форма карточек учета новой картотеки.

Этап 4. Тестирование и отработка элементов электронной картотеки. Цель данного этапа - проверить работу электронной картотеки и при необходимости откорректировать структуру и форму карточек учета.
Результат – с помощью программы «АрмПарк» электронная картотека готова к тестированию, приему информации, новая картотека переводится в режим тестирования и опытной эксплуатации.

Этап 5. Создается набор входных форм и отчетов электронной картотеки. Цель данного этапа – создать шаблоны документов для представления информации на основе данных карточки учета. Вторая цель создать запросы и шаблоны документов (основные формы отчетов) по объектам учета электронной картотеки.
Результат – с помощью программы «АрмПарк» создаются запросы по объектам учета картотеки, а с помощью программы MS Word готовятся шаблоны выходных форм и формы отчетов.

Давайте пройдем по всем этапам разработки электронной картотеки и тогда станет ясна последовательность действий.

Этап 1. Описание предметной области

Начнем с описания предметной области – представим себе некоторую организацию «АБ», выполняющую Проекты. В процессе выполнения проектов порождаются Документы, которые могут направляться, как Заказчикам, так и путешествовать внутри организации. В процессе выполнения проектов заключаются Договора. В рамках выполнения Договоров также могут порождаться Документы.

Руководство организации ставит задачу перед ИТ-подразделением – обеспечить выполнение всех проектов и договоров при этом скоординировать работу разных подразделений и обеспечить информацией руководство подразделений и организации.

Ясный перец, необходимо создавать информационную систему, ну что же, приступим.

Мы будем строить электронную картотеку «Проекты» для учета информации по проектам, договорам и документам. Уточним характеристики объектов учета и их взаимосвязи.

В Проектах наиболее важная информация включает следующие реквизиты:

• Название - символы,
• Краткая характеристика – текст (те же символы),
• Состояние – это должен быть справочник «Состояния выполнения», который может быть использован для документов и договоров,
• Участники – здесь данные должны быть из справочника «Организации» это могут быть внешние организации (подразделения или должностные лица) или подразделения (должностные лица) организации «АБ»,
• Этапы проекта – это уже группа характеристик, включающая наименование этапа, краткое описание, сроки выполнения, ответственного исполнителя и результаты выполнения.

Для Документа, как объекта учета, важными параметрами выступают следующие реквизиты:

• Вид документа – это должен быть справочник «Виды документов»,
• Краткая аннотация – символы,
• Подписал – фамилия лица, подписавшего документ,
• Организация – здесь должен использоваться справочник «Организации»,
• Дата подписи документа,
• Состояние – общая характеристика выполнения документа по справочнику «Состояния выполнения»,
• группа реквизитов - Резоляция, связанных с резолюцией на документ, включая текст резолюции, ФИО автора резолюции, дата резолюции,
• группа реквизитов - Движение, связанных с движением документа, включая исполнителя, результат, дата передачи и дата возврата документа.

Договор мы будем представлять основными реквизитами и не учитывать необходимость создания текста договора и бизнес-процесс его заключения по подразделениям организации «АБ». В этом случае Договор описывается такими реквизитами:

• Предмет договора – символы,
• Срок выполнения – дата окончания договора,
• Заказчик – наименование организации, скорее всего это должен быть справочник "Организации",
• Ответственный исполнитель – информация должна браться из справочника по структуре организации АБ и содержать фамилию лица, отвечающего за выполнение договора,
• Состояние – общая характеристика выполнения договора по справочнику «Состояния выполнения»,
• группа финансовых реквизитов договора - Финансы, включая суммы договора, аванса, остатка и признаки оплаты и получения денежных средств.

Этого набора реквизитов хватит для построения информационной системы и демонстрации возможностей программы «АрмПарк».

Для нашей создаваемой картотетеки Проекты требуются, по первому впечатлению, следующие справочники:

• Состояния выполнения - справочник состояний выполнения проектов, документов и договоров, в целом справочник можно представлять в виде списка,
• Виды документов - справочник видов документов, в целом справочник представляется в виде списка,
• Организации, при этом хорошо бы чтобы в справочнике организаций существовали следующие элементы:
• организация, содержащая структуру и должностных лиц, где ведется учет проектов и связанных с ними документов,
• хорошо бы организации использумые в картотеки можно было бы разложить по группам - Заказчики, Поставщики и другие.

Взаимосвязь карточек учета картотеки Проекты

Между собой Проекты, Документы и Договора связаны следующим образом:

Проект выступает в качестве основания для Договора и Документа.

Договор может выступать в качестве основания для Документа, так же как и Документ может выступать в качестве основания для Договора.

Рисунок 1. Схема взаимосвязи объектов учета.

Стрелками указана взаимосвязь «документ основание» - какой документ выступает в качестве основания для экземпляра карточки учета.

Читаем дальше ... Следующая часть - Действия пользователя по созданию информационной структуры картотеки

Если вам не терпится, и хотелось бы уже сейчас решить возникающие проблемы, то пишите мне на mailto:semikin@dionaholding.ru.
Мы постараемся вам помочь.