Действия пользователя по созданию структуры картотеки

Итак, имеем на данный момент:

• Описание картотеки,
• Состав учетных карточек картотеки,
• Примерный перечень реквизитов по каждой учетной карточке,
• Состав справочников необходимых для карточек учета,
• Взаимосвязи карточек учета.

Теперь можно заняться созданием основы электронной картотеки – структуры карточек учета. Эта работа проводиться с использованием программы «АрмПарк».

1. Запускаем программу «АрмПарк»

a. Дважды кликните на ярлыке «Система АрмПарк» рабочего стола либо выберите в списке программ - кнопка Пуск – Программы – Диона Холдинг – Система АрмПарк.

2. Проходим авторизацию доступа к базе данных системы

a. Для работ по созданию картотеки необходимо использовать имя пользователя с правами Администратора системы - dba. Введите тайный пароль и открывается рабочее окно системы.

3. Переходим в режим Справочники:

a. Создание информационной структуры картотеки производится в режиме Справочники:

i. Кликните на кнопке инструментальной панели
или
ii. Выберите пункт меню Файл-Возможности-Справочники
или
iii. Нажмите клавиши CTRL+D

b. Открывается рабочее окно режима Справочники. На левой панели - список справочников системы, на правой панели отображается содержание выделенного справочника, таким справочником при первом входе является – Категории учета.

картинка окно режима Справочники

4. Создаем запись с названием новой картотеки в справочнике – Категории учета:

a. Создание записи:

i. Кликнем на кнопке инструментальной панели
или
ii. Выберем пункт меню Правка-Создать
или
iii. Нажимаем клавиши CTRL+N

Открывается окно с формой для ввода данных.

картинка окно с записью

b. Вводим наименование картотеки - Проекты, документы (пример) в поле Наименование. В поле Примечание можно ввести пояснительный текст.

c. Сохраняем запись:

i. Кликнем на кнопке Сохранить
или
ii. Нажимаем клавиши CTRL+ENTER

Окно с формой ввода записи закрывается, в списке справочника Категории учета появляется новая запись.

картинка со списком справочника Категории учета

5. Для создания набора требуемых карточек учета переходим к справочнику – Регистрационные карточки:

a. Кликните на названии справочника Регистрационные карточки на левой панели. На правой панели отображается содержание справочника.

картинка со справочником Регистрационные карточки

b. Создаем запись с новой карточкой учета – Проекты:

1) Кликнем на кнопке инструментальной панели или выберем пункт меню Правка-Создать или нажмем клавиши CTRL+N. Открывается окно с формой для ввода данных.

картинка с окном карточки учета

2) Вводим значения полей. Поля ввода помеченные желтым цветом используют справочники (вызов справочника либо двойным кликом, либо нажатием клавиши – F2). Итак вводим данные:

i. Вводим наименование регистрационной карточки - Проекты (пример) в поле Наименование.

ii. В поле Категория учета двойным кликом вызываем справочник Категории учета и выбираем значение – Проекты, документы. Выбор осуществляется кликом на кнопке ОК, двойным кликом или нажатием клавиш CTRL+ENTER. Выбранное значение отображается в поле Категория учета.

картинка справочника категории учета

iii. Поле Шаблон используется для указания шаблона документа в качестве выходной формы данной регистрационной карточки. Шаблон пока нет, поэтому пропускаем поле.

iv. Поле Нумератор определяет правило формирования регистрационных номеров. При отсутствии значения регистрационный номер будет формироваться полностью в ручном режиме. При необходимости автоматического формирования регистрационного номера вызываем справочник Нумераторы. Если там есть соответствующее правило, то выбираем его. Действия такие же, как и при выборе значения в справочнике Категории учета.

картинка справочника нумератор

При неоходимости добавления нового правила, кликнем на кнопке Добавить или нажмем клавишу INSERT для создания нового правила формирования регистрационного номера.

картинка новой записи нумератора

Автоматически открывается окно с формой ввода данных записи справочника Нумераторы. Необходимо заполнить следующие поля:

1. Наименование – наименование правила, введем - Пректы (пример)
2. Тек.значение № - начальный номер для формирования регистрационного номера, оставим без изменения - 0, т.е. проекты будут нумероваться с 1.
3. Тек.префикс – постоянная часть перед регистрационным номером, введем - "Проект - "
4. Тек.суффикс – постоянная часть после регистрационного номера, введем - " - 2007"
5. Примечание – пояснительный текст для правила формирования регистрационного номера, оставим пустое.

В поле Пример: отображается результат формирования регистрационного номера по введенным значениям.

картинка заполненной формы нумератор

v. Сохраняем введенные значения кликом на кнопке Сохранить или нажатием клавиш CTRL+ENTER. В списке нумераторов появляется запись с только что введенными данными.

картинка со списком нумераторов

Выберем подсвеченное значение кликом на кнопке ОК, двойным кликом или нажатием клавиш CTRL+ENTER.Соответствующее наименование правила формирования регистрационных номеров отображается в поле Нумератор.

картинка формы карточки учета

vi. В поле Примечание вводим пояснительный текст.

3) Сохраняем запись карточки учета Проекты:

i. Кликнем на кнопке Сохранить
или
ii. Нажмем клавиши CTRL+ENTER

картинка списка справочника карточки учета

с. Создаем также регистрационные карточки для документов. Действия аналогичные пункту b. Только теперь в качестве наименования карточки вводем - Документы (пример), а соответствующее правило формирования регистрационного номера для документов будет соджержать:

1. Наименование – наименование правила, введем - Документы (пример)
2. Тек.значение № - начальный номер для формирования регистрационного номера, оставим без изменения - 0, т.е. документы будут нумероваться с 1.
3. Тек.префикс – постоянная часть перед регистрационным номером, введем - "Документ - "
4. Тек.суффикс – постоянная часть после регистрационного номера, введем - " - 2007"
5. Примечание – пояснительный текст для правила формирования регистрационного номера, оставим пустое.

картинка формы карточки учета документа

6. Сохраняем запись созданной карточки учета - Документы.

d. Создаем также регистрационные карточки для договоров. Действия аналогичные пункту b. Только теперь в качестве наименования карточки вводем - Договоры (пример), а соответствующее правило формирования регистрационного номера для договоров будет соджержать:

1. Наименование – наименование правила, введем - Договоры (пример)
2. Тек.значение № - начальный номер для формирования регистрационного номера, оставим без изменения - 0, т.е. документы будут нумероваться с 1.
3. Тек.префикс – постоянная часть перед регистрационным номером, введем - "Договор - "
4. Тек.суффикс – постоянная часть после регистрационного номера, введем - " - 2007"
5. Примечание – пояснительный текст для правила формирования регистрационного номера, оставим пустое.

картинка формы карточки учета договора

6. Сохраняем запись созданной карточки учета - Договоры.

Осталось определить взаимосвязи карточек учета. Такие взаимосвязи можно сделать и потом, а можно и сейчас.

Читаем дальше - Установка взаимосвязи регистрационных карточек.

Если у вас появилось желание создать картотеку с использованием системы АрмПарк, то пишите нам.

Мы постараемся вам помочь.

С уважением,

Семыкин Игорь.