Комплекс картотек ИС Проекты предлагается в качестве готового набора электронных картотек, сконструированного с помощью Универсальной учетной системы АрмПарк.

Назначение: Комплекс картотек ИС Проекты предназначен для учета информации и документов по проектам, включая этапы и работы, документы, договоры (контракты) и поручения, порожденные в процессе подготовки и выполнения проектов подразделениями организации.

Раздельному учету подлежит информация:

• о проектах
• этапах и работах
• документах
• договорах (контрактах)
• поручениях.

Регистрационные карточки контроля документов: Регистрационные номера формируются автоматически с указанием соответствующего префикса, в качестве суффикса используется – текущий год.

Картотека Проекты

Справочники картотеки Проекты

• Типы проектов – поле Тип проекта
• Категории проектов, договоров – поле Категория
• Вид документов - поле Вид док.
• Темы документов – поля Тема и О чем
• Статусы проекта – поле Статус
• Виды затрат – поле Вид затрат
• Организации – Организации ИС Проекты – поля Руководитель, Соисполнитель, Автор

В рамках картотеки Проекты имеется возможность:

• На закладке Финансы собирается информация о затратах по проекту (людские ресурсы, материалы, оборудование, инструментарий, документы и т.п.).
• Собирать информацию о документах проекта на закладке Документы, необходимых для подготовки и выполнения проекта.
• Закладка Соисполнители предназначена для сбора информации об организациях и подразделениях, участвующих в выполнении проектов.
• Для сбора информации о подготовке и выполнении проекта на закладке Замечания собираются мнения участников проекта о ходе его выполнения.

Картотека Этапы и работы

Справочники картотеки Этапы и работы

• Состояния проектов, договоров – поле Состояние
• Организации – Организации ИС Проекты – поля Отв.исп., Исполнитель

В рамках картотеки Этапы имеется возможность:

• - На закладке Работы собирается информация о работах, выполняемых на данном этапе.

Экранные формы картотеки Этапы.

Картотека Документы

Справочники картотеки Документы

• Виды документов – поле Вид док.
• Состояния проектов, договоров – поле Состояние
• Организации – Организации ИС Проекты – поля Подписал, Исполнитель

В рамках картотеки Документы имеется возможность:

• На закладке Движение собирать информацию о движениях текущего документа от одного исполнителя к другому, тем самым, всегда будет известно местонахождение документа.

Экранные формы картотеки Документы.

Картотека Договоры-Контракты

Справочники картотеки Договоры-Контракты

• Типы договоров – поле Тип договора
• Состояния проектов, договоров – поле Состояние
• Виды документов – поле Вид док.
• Виды оплаты – поле Вид платежа
• Организации – Организации ИС Проекты – поля Заказчик, Исполнитель, Отв.исп-ль, Исп.док-та

В рамках картотеки Договоры-Контракты имеется возможность:

• На закладке Документы собирать информацию о документах текущего договора (контракта).
• На закладке Спецификация собирается информация о поставляемом товаре (оборудовании, материалах, документах и т.п.), включая заказ, получение товара от поставщика и поставку его получателю.
• Закладка Финансы предназначена для сбора информации о платежах по договору – контракту. При этом платежи в адрес организации, ведущий учет договора, указываются «положительными», а платежи этой организации другим организациям – «отрицательными».

Экранные формы картотеки Договоры-Контракты.

Картотека Поручения

Справочники картотеки Поручения

• Важность поручения – поле Статус
• Организации – Организации ИС Проекты – поля Подписал, Исполнитель

В рамках картотеки Поручения имеется возможность:

• На закладке Исполнение собирать информацию о результатах выполнения поручений.

Экранные формы картотеки Поручения.

Взаимосвязи документов

В качестве взаимосвязи документов установлены следующие логические связи между электронными картотеками комплекса ИС Проекты:

Картотека Проекты не имеет документов, выступающих в качестве основания.

Для картотеки Этапы и работы основанием являются документы картотек:

• Проекты
• Документы
• Договоры-Контракты

Для картотеки Документы основанием являются документы картотек:

• Проекты
• Этапы и работы
• Договоры-Контракты

Для картотеки Договоры-Контракты основанием являются документы картотек:

• Проекты
• Этапы и работы
• Документы

Для картотеки Поручения основанием являются документы картотек:

• Проекты
• Этапы и работы
• Документы
• Договоры-Контракты.

Таким образом, в комплексе картотек ИС Проекты можно отобразить древовидную иерархическую структуру взаимосвязи документов:

• Проект
  • Этап
    • Документ
      • Поручение
      • Договор
  • Договор
    • Поручение
    • Документ
    • Этап и т.д.