Комплекс картотек ИС Учет документов предлагается в качестве готового набора электронных картотек, сконструированного с помощью Универсальной учетной системы АрмПарк.

Назначение: Комплекс картотек ИС Учет документов предназначен для сбора информации о входящих, исходящих, распорядительных и нормативных документах и их движении по подразделениям организации.

Раздельному учету подлежат Исходящие, Входящие и Распорядительные документы.

Регистрация документов: Регистрационные номера формируются автоматически с указанием соответствующего префикса, в качестве суффикса используется – текущий год.

Справочники комплекса картотек Учет документов

• Вид документа - поле Вид док.
• Темы документа – поля Тема и О чем
• Состояние документа – поле Статус
• Вид операции – поле Действие - операция Списание или Уничтожение
• Дело – поле Дело - список дел для списания документов
• Вид доставки - поля Кто доставил, Кто доставит
• Объект доставки - поля Что доставили, Что доставить
• Организации – Организация ИС УчетДок – поля Кому, Исполнитель, Подписал
  • Организации ИС УчетДок - поле Адресат

Карточка учета Входящих документов

Закладка Движение включает поля:

• № экз (Символы)
• Исполнитель (Справочник - Организации)
• Дата передачи (Дата)
• Реакция исполнителя (Символы)
• Дата возврата (Дата)

Закладка Списан-Уничтожен включает поля:

• Действие (Справочник-Вид операции)
• Дата, Дата опер. (Дата)
• Дело (Справочник)
• Экз. (Символы)
• Листов (Символы)
• Приложение (Символы)
• Примечание (Символы)

Карточка учета Исходящих документов

Закладка Доставка для картотеки Входящие документы включает поля:

• Кто доставил (Справочник – Виды доставки)
• Что доставили (Справочник – Объекты доставки)
• Дата доставки (Дата)
• Принял (Справочник-Организация)

Закладка Доставка для картотеки Исходящие документы включает поля:

• Что доставить (Справочник – Объекты доставки)
• Адрес (Символы)
• Вес, габариты (Символы)
• Срочность доставки (Символы)
• Дата доставки (Дата)
• Кто доставит (Справочник – Виды доставки)
• Доставлено (Признак)

Карточка учета Распорядительных документов

Состав полей закладки Движение повторяется в картотеке Исходящие документы.
Состав полей закладки Списан-Уничтожен повторяется в картотеке Исходящие документы и Распорядительные документы.

Экранные формы карточек ИС Учет документов.

Логическая взаимосвязь картотек комплекса ИС Учет документов

В качестве взаимосвязи документов установлены следующие логические связи:

• для картотеки Входящие документы в качестве документа основания выступают документы картотеки Исходящие документы,
• для картотеки Исходящие документы в качестве документа основания выступают документы картотек Входящие документы и Распорядительные документы,
• для картотеки Распорядительные документы в качестве документа основания выступают документы картотеки Входящие документы.

Таким образом, можно учитывать разнообразную структуру взаимосвязи документов, например:

• Входящий
  • Исходящий
    • Входящий
      • Распорядительный
        • Исходящий и т.д.