Назначение: Информационная система Учет писем и обращений граждан (ИС Учет писем и обращений граждан) предназначена для учета данных по письмам и обращениям граждан в организацию, а также сохранения данных о действиях должностных лиц по письмам и обращениям.

Раздельному учету подлежат Письма и Обращения граждан.

Регистрация документов: Регистрационные номера формируются вручную. Возможна установка автоматических счетчиков регистрируемых писем и обращений.

Картотека Журнал учета писем граждан предназначена для хранения данных о письмах и действиях должностных лиц по обработке писем.

Справочники картотеки

• Страны-Гражданство – поле Страна
• Темы – поле Тема
• Виды доставки для ИС УчетДок – поле Доставлено
• Организации:
• Организации Офисного комплекта – поля Организация, Исполнитель

Основная карточка предназначена для хранения данных о письме и данных о сопроводительных документах с письмами, пришедшими из других организаций. Карточка включает следующие реквизиты:

• Фамилия (Символы) – указывается фамилия автора письма. Обязательный для ввода реквизит.
• Имя (Символы) – указывается имя автора письма. Обязательный для ввода реквизит.
• Отчество (Символы) – указывается отчество автора письма. Обязательный для ввода реквизит.
• Страна (Справочник) – указывается страна из почтового адреса. Для ввода используется справочник Страны-Гражданство.В качестве страны может выступать название региона, края, области и т.п.
• Адрес почтовый (Символы) – указывается почтовый адрес письма.
• Тема (Справочник) – указывается тема письма. Значение выбирается из справочника Темы. Темы писем могут быть представлены в виде списка или иерархической структуры. Справочник открыт для дополнения.
• Содержание (Символы) – указывается краткое содержание письма.
• Экз. (Символы) – указывается количество экземпляров письма.
• Листов (Символы) – указывается количество листов письма.
• Приложение (Символы) – указывается состав приложения к письму. В качестве приложений могут выступать документы, открытки, приглашения и т.п.
• Доставлено (Справочник) – указывается вид доставки письма. Для ввода используется справочник Виды доставки. Справочник содержит значения – Почта, Факс, Курьер и т.п. Справочник открыт для дополнения.
• Признаки письма:
  • Для сведения (Признак) – указывается признак письма, по которому нет необходимости отвечать на письмо или письмо является информационным, содержащим приглашения, открытки и т.п.
  • Коллективное (Признак) – указывается признак коллективности письма.
  • На контроле (Признак) – указывается признак постановки исполнения письма на контроль руководства.
• Срок исп. (Дата) – указывается срок исполнения письма в соответствии с принятыми в организации сроками исполнения документов.

Данные о сопроводительном документе к письму, присланному из другой организации, включают следующие реквизиты:

• Исх.№ (Символы) – указывается исходящий номер сопроводительного документа.
• от (Дата) – указывается дата сопроводительного документа.
• Организация (Справочник - Организации) – указывается организация, направившая письмо с сопроводительным документом.
• Содержание (Символы) – указывается краткое содержание сопроводительного письма.
• Подписал (Символы) – указывается должностное лицо, подписавшее сопроводительное письмо.

Закладка Действия по письму предназначена для хранения данных о действиях с письмом и принятых решениях. Закладка включает поля:

• Экз. (Символы) – указывается номер экземпляра документа.
• Действие – указывается действие с документом, выбирается из справочника Операции. В справочник включены основные операции с документом – Направлен исполнителю, Ответ автору, Списан в дело, Уничтожен и др. Справочник открыт для дополнения новыми значениями.
• Исполнитель (Справочник - Организации) – указывается сотрудник, подразделение или организация, исполняющие документ в данный момент. Поле заполняется с использованием справочника Организации – Организации Офисного комплекта. Справочник открыт для дополнения.
• Отправлен (Дата) – поле для указания даты отправки письма исполнителю или в организацию.
• № передат.док. (Символы) – поле содержит № передаточного документа по которому передано письмо в подразделение или организацию. Здесь указывается № описи при передаче документов через экспедицию или № расписки при передаче в подразделение той же организации, т.е. указывается № передаточного документа в соответствии с принятыми в организации процедурами делопроизводства.
• Возвращен (Дата) – поле для указания даты возврата письма для выполнения дальнейших действий: списания или уничтожения.
• Решение (Символы) – поле для указания краткого текста о принятом решении исполнителя.

Картотека Журнал учета обращений граждан предназначена для хранения данных об обращениях граждан в общественную приемную или должностному лицу.

Справочники картотеки

• Страны-Гражданство – поле Гражданство
• Темы – поле Тема
• Ответы посетителям – поле Ответ посетителю
• Организации:
  • Организации Офисного комплекта – поле Ответил

Основная карточка предназначена для хранения данных об обращении гражданина в приемную или должностному лицу. Карточка включает следующие реквизиты:

• Фамилия (Символы) – указывается фамилия посетителя. Обязательный для ввода реквизит.
• Имя (Символы) – указывается имя посетителя. Обязательный для ввода реквизит.
• Отчество (Символы) – указывается отчество посетителя. Обязательный для ввода реквизит.
• Гражданство (Справочник) – указывается гражданство посетителя. Для ввода используется справочник Страны-Гражданство. В качестве страны может выступать название региона, края, области и т.п.
• Адрес прописки (Символы) – указывается адрес прописки посетителя.
• Тема (Справочник) – указывается тема обращения гражданина. Значение выбирается из справочника Темы. Темы обращений могут быть представлены в виде списка или иерархической структуры. Справочник открыт для дополнения.
• Содержание (Символы) – указывается краткое содержание обращения.
• Ответ посетителю (Справочник) – указывается типовой ответ посетителю. Значение выбирается из справочника Ответы посетителю. Справочник открыт для дополнения.
• Ответил (Справочник - Организации) – указывается должностное лицо, принимавшее посетителя. Поле заполняется с использованием справочника Организации – Организации Офисного комплекта. Справочник открыт для дополнения.
• Примечание (Символы) – указывается дополнительный пояснительный текст по обращению гражданина.
  

Взаимосвязь документов

В качестве взаимосвязи документов установлены следующие логические связи между электронными картотеками комплекса ИС Учет писем и обращений граждан:

Для картотеки Журнал учета писем основанием являются документы картотеки:

• Журнал учета обращений

Для картотеки Журнал учета обращений основанием являются документы картотеки:

• Журнал учета писем

Таким образом, в комплексе картотек ИС Учет писем и обращений граждан можно отобразить древовидную иерархическую структуру документов:

• Обращение
  • Письмо
    • Обращение
    • Обращение
      • Письмо