Универсальная информационная система-конструктор Учет документов (доклад).
Уважаемые дамы и господа,
Компания «ДИОНА ХОЛДИНГ» успешно работает на российском рынке более 10-ми лет и ведет бизнес в области поставки технических, программных средств для развития инфраструктуры государственных, коммерческих организаций.
Оказывает услуги сервисного гарантийного и послегарантийного обслуживания поставляемого оборудования.
Сравнительно новое направление деятельности компании - разработка прикладных информационных систем по требованиям Заказчиков.
Представляю Вам одну из разработок компании - универсальную информационную систему-конструктор «Учет документов».
Программа предназначена для создания и эксплуатации системы картотечного учета документов, обрабатываемых в процессе деятельности организации.
Система реализует технологию клиент-сервер и интегрирует данные о документах, предоставляя возможность формирования выходных документов с использованием офисных программ из состава Microsoft Office.
Функциональный состав системыНачиная разработку информационной системы учета документов, мы провели множество бесед с Заказчиками и Пользователями о существующих проблемах, наиболее важных функциях такой системы.
В процессе обсуждения пользователи отметили:
- Хорошо бы, получить работающую программу как можно скорее, чтобы можно было ею пользоваться, а дополнительные функции реализовать по мере создания и развития системы;
- Хорошо бы, на первых порах, использовать существующую технологию обработки документов, накапливая картотеку, постепенно расширяя ее информационную структуру и технологию обработки;
- Хорошо бы учитывать документы, которые есть, максимально используя существующие справочники и Шаблоны документов.
Таким образом, при разработке системы мы поставили основные цели: Разработать систему-конструктор, позволяющую даже на стадии создания Технического задания получить конечный продукт (прототип) системы, с которой можно работать и накапливать информацию в виде картотеки. Реализовать единый набор команд для создания и работы с информационной структурой картотеки. Реализовать в рамках системы единый стандартный набор операций для работы с созданной картотекой.
Я, постараюсь, показать Вам основные возможности разработанной системы.
Функциональный состав информационной системы-конструктора включает следующие операции: Создание и редактирование информационной структуры картотеки, под этим понимается работа с составом справочников картотеки; работа со структурой учетных карточек документов; Редактирование формы учетных карточек.
К базовым функциям системы относятся: Формирование значений реквизитов по умолчанию для созданной картотеки документов, Операции Поиска информации в картотеке по произвольному набору реквизитов, а также, Работа с сохраняемыми поисковыми запросами на основе картотеки документов.
К дополнительным операциям, расширяющим базовую функциональность системы, относятся: Работа с пользователями системы, включая определение их прав и возможностей в программе; Печать выходных документов в виде таблиц и с использованием Шаблонов документов.
Построение информационной структуры системыЛюбая система начинается с построения, а затем использования созданной информационной структуры. В структуру входят: - справочники, используемые при вводе;
- виды учитываемых документов и учетные карточки этих документов;
- шаблоны выходных документов.
Система позволяет работать с двумя основными видами справочников: - Линейный словарь-справочник. Записи независимы;
- Иерархический справочник. Записи группируются по какому-либо признаку, а группы входят друг в друга.
В состав ядра системы заложен ряд ЛИНЕЙНЫХ справочников, обеспечивающие ее работу: - Виды документов, - справочник используется для указания вида учитываемых документов;
- Карточки документов, - справочник содержит собственно формы карточек учета указанных видов документов;
- Нумераторы документов, - справочник определяет правила формирования регистрационных номеров документов.
В состав базовых ИЕРАРХИЧЕСКИХ справочников входят: - Организации – универсальный справочник для описания структуры Организаций,
- Универсальные справочники, - справочники создаются и используются пользователями для работы картотеки.
В рамках справочника Организаций реализованы следующие виды записей: Группа – Организация – Подразделение – Должностное лицо. Это позволяет описать структуру любой организации.
Конструктор информационной структуры содержит следующие составные элементы: - Конструктор карточки учета, с помощью которого определяется состав реквизитов документа, сохраняемого в картотеке;
- Редактор формы создаваемой карточки учета.
При создании карточки учета всегда встает вопрос – как на ней представлять информацию, ведь реквизитов может быть очень много. Здесь мы пошли по пути логического деления информации о документе: - на представление базового набора реквизитов (включая – Наименование карточки, Вид документа, Шаблон, Нумератор, Документ основание); - на представление дополнительных реквизитов на закладках. Пользователь сам определяет состав и форму Закладок. При этом, реквизиты первой Закладки относятся к базовому набору и они используются в операции поиска данных. Конструктор работает со следующими стандартными типами данных: Символы, - Числа Целые / Дробные, - Даты.
Дополнительно определены типы данных - Признак (Да/Нет), - Справочник (Справочник/Картотека) и Файл (как хранилище образа документа).
Конструктор обеспечивает выполнение стандартных операций для Учетной карточки / Закладки / Реквизитов. Редактор формы закладки позволяет быстро настроить внешний вид учетной формы, реализует операции по изменению размеров реквизитов, а так же операции выравнивания реквизитов относительно одного из них. Опираясь на возможность выбора значения реквизита из Картотеки документов, система позволяет реализовать различные взаимосвязи документов между собой. К простейшей взаимосвязи относится Линейная. Такая форма представляет собой картотеку документов не связанных с другими документами. Система позволяет создать и работать с ИЕРАРХИЧЕСКОЙ картотекой. В базовом наборе существует реквизит «Основание документа», который используется для организации взаимосвязи. Так формируется иерархия взаимосвязанных документов. Кроме этого конструктор позволяет связать документы разных видов, за счет использования дополнительных реквизитов на закладках и возможности выбора их значения из Картотеки. Тем самым, создаются СВЯЗАННЫЕ картотеки. В целом технология построения картотеки в рамках данной системы содержит следующие этапы: Этап 0. Анализ документов, подлежащих учету, формирование основных списков реквизитов документов и их взаимосвязи.
Этап 1. Создание справочников и словарей информационной картотеки с использованием конструктора. Этап 2. Создание картотеки. Определяются виды документов, состав реквизитов для каждого вида документов, создаются карточки учета выбранных документов. Этап 3. Опытная эксплуатация и совершенствование системы. В процессе ввода и накопления данных в картотеке возможна подстройка Справочников, Учетных карточек и взаимосвязей документов.
Поиск и печать выходных документовПодбор документов по картотеке осуществляется с помощью формирования запроса по базовым реквизитам карточки учета. При этом для каждого реквизита в зависимости от типа данных предлагаются для выбора свои операции сравнения данных. Все операции сравнения реквизитов объединяются связкой И. После задания и выполнения запроса, список картотеки фильтруется и отображаются, карточки соответствующие заданным условиям. Формирование сохраняемых поисковых запросов осуществляется также с использованием информационной структуры картотеки. Технология формирования запроса. Выбор картотеки учета документов содержит Задание параметров запроса (Наименование и Шаблон отчета для печати) Выбор картотеки Установка последовательности следования реквизитов в таблице отчета
Настройка запроса включает формирование операций для реквизитов и указание значений реквизитов для выбора документов.
Технология работы с существующими запросами предусматривает: 1. Выбор запроса. 2. Настройка запроса, включая уточнение операций сравнения и значений реквизитов для отбора документов 3. Запуск запроса на выполнение.
Работа с выходными документами включает печать списков документов картотеки в виде таблиц с использованием программы MS Excel. В этом случае оформление минимально. Пользователь может сам провести оформление полученного документа. Кроме этого, при работе с учетной карточкой документа возможна его Печать с использованием шаблона. Технология использования шаблонов при печати выходных документов системы: 1. Шаблон формируется и оформляется в типовом текстовом редакторе. Формат шаблона – RTF. В шаблоне указываются необходимые реквизиты документа. 2. Выбор документа и переход к его печати. При этом формируется выходной документ, оформленный в соответствии с шаблоном и заполненный данными текущего учетного документа.
У вас всегда есть возможность изменить оформление документа, используя стандартные средства. Преимущества системыКомпания «ДИОНА ХОЛДИНГ» предлагает - информационную систему-конструктор для учета документов любого вида. При этом для организации открыта возможность наращивания мощности системы за счет изменения структуры хранилища данных и включения в работу с электронными документами новых подразделений,
- программу, разработанную с помощью современных средств и основанную на совместной работе с картотекой документов. Что позволяет создать единое информационное хранилище организации,
- информационную систему, которая позволяет решать задачи оперативного учета, поступающих документов и обеспечения руководства данными для принятия решений на основе всей имеющейся информации.
Заказчик, в случае использования данной системы, получает следующие преимущества: - Имеет работающую систему с начала разработки;
- Учитываются существующие формы документов и имеется возможность расширить систему учета без привлечения программистов-разработчиков; - Сокращаются сроки разработки системы в целом.
Если вы хотите установить, оценить возможности и провести апробацию программы у себя в организации, обращайтесь в компанию «ДИОНА ХОЛДИНГ».
Контактная информация
Игорь СЕМЫКИН Директор департамента прикладных систем Тел. (495) 797-3282 |
Версия для печати
